О первичных документах к авансовому отчету

Кому это важно? – каждому руководителю и сотрудникам, которым выдают подотчетные средства организации.

Что должен знать каждый сотрудник, которому необходимо отчитаться за израсходованные средства в виде авансового отчета? – это какие документы и в каком виде должны предоставляться в бухгалтерию для подтверждения расходов.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

  • - наименование организации, выдавшей чек;
  • - идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
  • - заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
  • - порядковый номер чека;
  • - дату и время покупки (оказания услуги);
  • - стоимость покупки (услуги).

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

  • - наименование документа;
  • - дату составления документа;
  • - наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • - содержание хозяйственной операции;
  • - название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении;
  • - должность и личную подпись ответственного лица (продавца);
  • - штамп (печать) продавца.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  • подтверждающие документы подаются в оригинале;
  • по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  • по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
P.S.: городские автобусные билеты к авансовому отчету не прилагаются, только междугородние.