Первичная документация. Как долго нужно хранить "первичку"?

Первичный учетный документ — это подтверждение каждого факта хозяйственной жизни компании. Это значит, что любая сделка, которая совершается фирмой, должна быть письменно закреплена. 
Примеры первичной документации:
- договор;
- счет на оплату;
- чек или бланк строгой отчетности;
- платежное поручение;
- накладная и счет фактура;
- акт выполненных работ или оказания услуг.

Сроки хранения бух. документации регулируются ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете». По общему правилу первичные учетные документы должны храниться не менее 5 лет после отчетного года. То есть договор и акт за 2023 год можно будет утилизировать только в 2029 году. 

Что касается электронных документов, на них распространяются такие же сроки хранения, как и на бумажные документы — не менее 5 лет. 

Также вы можете хранить скан-образцы первичных документов в системе 1C. Минимальный срок хранения также должен составлять не менее 5 лет.

Если вы нарушаете сроки хранения документации, на вас могут быть наложены санкции в соответствии со статьей 13.20 Кодекса РФ об адм. нарушениях:
- на граждан – предупреждение или наложение административного штрафа от 1 000 до 3 000 руб.;
- на дол. лиц – от 3 000 до 5 000 руб.; 
- на юр. лиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Если документы утеряны из-за обстоятельства непреодолимой силы, к расследованию привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.

Если форс-мажор ничем не подтвержден, или у организации было время, чтобы восстановить документы, ей все равно придется нести ответственность.

P.S.: как правило, в реальных историях опасен не штраф за нарушение сроков хранения, а отсутствие возможности подтвердить расходы за прошлые налоговые периоды.



Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу - https://t.me/forwardbusiness